(趣旨)

第1条　この規程は、公文書の保存等について必要な事項を定めるものとする。

(公文書の定義)

第2条　この規程において「公文書」とは、三重県後期高齢者医療広域連合(以下「広域連合」という。)の職員が職務上作成し、又は取得したものであって、事務の処理を完結した次に掲げるものをいう。

(保存期間)

第3条　公文書の保存期間は、30年、10年、5年、3年、1年及び1年未満とし、保存期間の基準は、別表のとおりとする。ただし、法律等の規定により、特別の定めが設けられている場合にあっては、当該定めによる。

(保存期間の起算)

第4条　公文書の保存期間は、事務の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年ごとに整理する公文書の保存期間は、事務の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(文書の整理)

第5条　事務局長は、文書(文書に添付された他の公文書を含む。)を同一の分類記号、簿冊番号、保存期間及び簿冊名ごとにファイル用具を用いて、整理するものとする。

(ファイル用具への記載事項等)

第6条　前条第1項の整理は、次により行うものとする。

(図画、写真、フィルム及び電磁的記録の整理)

第7条　事務局長は、図画、写真、フィルム及び電磁的記録を同一の分類記号、保存期間及び種類ごとに整理するものとする。

(公文書の保管等)

第8条　第5条第1項の規定により整理した文書は、次条の規定により書庫その他これに類する場所において保存するまでの間又は廃棄処分をするまでの間は、保管庫に収納して保管し、保存期間1年以上のものにあっては、公文書管理目録(第2号様式)により常にその所在を明らかにしておくものとする。

(公文書の保存)

第9条　事務局長は、保存期間の起算日から1年を経過した公文書については、当該期間経過後、当該公文書の保存期間が満了するまでの間、書庫その他これに類する場所において保存し、公文書管理目録によりその保存場所を明らかにしておくものとする。ただし、保存期間の起算日から1年を経過した後も事務局において保管することについて事務局長が認めた公文書については、この限りでない。

(保存期間満了前の廃棄)

第10条　保存期間満了前に、公文書を廃棄してはならない。ただし、特別の理由があるときは、事務局長の承認を受け廃棄することができる。この場合においては、廃棄する公文書の名称(簿冊名)、簿冊番号、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成するものとする。

(保存期間満了後の文書の取扱い)

第11条　事務局長は、その保管し、又は保存している公文書のうち、保存期間が満了した公文書は、適切に処分するものとする。ただし、保存期間が満了した公文書のうち、特に必要があると認める公文書は、期間を限り、引き続き保管し、又は保存するものとする。